En Agenda Consulting nos comprometemos a proteger la privacidad y seguridad de su información personal. Le pedimos que lea atentamente esta política de privacidad, ya que contiene información importante sobre quiénes somos, cómo y por qué recopilamos, almacenamos y utilizamos información personal sobre usted, y sus derechos en relación con su información personal.
Esta política de privacidad se aplica a las personas que han participado en una encuesta realizada por Agenda, por ejemplo, una encuesta de empleados o voluntarios. Una política separada, la Política de privacidad de Agenda Consulting – Clientes se aplica a los clientes y potenciales clientes de Agenda.
1 ¿Quiénes somos?
Agenda Consulting es una consultoría de investigación que ayuda a las organizaciones sin ánimo de lucro a desarrollar y mantener los más altos niveles de participación y compromiso de su personal y su voluntariado.
A efectos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) (UE) 2016/679, la entidad responsable de sus datos es Agenda Consulting Ltd., registrada en Inglaterra bajo el número 4509427, y con domicilio social en Belsyre Court, 57 Woodstock Road, Oxford OX2 6HJ, Reino Unido.
Nuestros datos de contacto son los siguientes:
info@agendaconsulting.co.uk
+44 (0)1865 263720
Número de registro en la Information Commissioner’s Office (Oficina del Comisario de Información) (ICO): ZA232518
Persona responsable del tratamiento de datos: Catherine Wearden (datos de contacto arriba)
2 ¿Cómo obtenemos información sobre Vd.?
Obtenemos información sobre Vd.:
- cuando cumplimenta una encuesta que gestionamos para su organización
- cuando su organización nos envía datos demográficos sobre usted.
3 ¿Qué datos personales recopilamos?
Recopilamos dos tipos de información: información demográfica e información sobre sus ideas, opiniones y puntos de vista.
Información demográfica. Puede incluir su dirección de correo electrónico, nombre, el departamento de la organización en que trabaja, y algunas características personales (como género, edad, religión, orientación sexual) que su organización tenga interés en recopilar. Esta información nos puede ser facilitada por su organización antes del inicio de la encuesta, o ser facilitada directamente por usted según va cumplimentando la encuesta.
Esto nos permite analizar los resultados de la encuesta por distintos grupos demográficos, algo que es importante para ayudar a nuestros clientes a entender si los problemas identificados en su encuesta tienen carácter general y universal, o si tienen mayor incidencia entre grupos concretos.
Sus ideas, opiniones y puntos de vista. La encuesta que va a cumplimentar le pedirá sus ideas, opiniones y puntos de vista sobre una serie de temas seleccionados por su organización. Esta información se recopila con la finalidad de que la organización pueda entender los puntos de vista de las personas.
Su información personal será tratada de forma confidencial por nosotros y, en nuestro nombre, por empresas que nos ayudan con nuestro trabajo (ver más abajo). No se compartirá en ningún momento ninguna información respecto de sus respuestas individuales a la encuesta con ninguna persona de su organización.
¿A qué otras personas facilitamos la información?
3.1 Encargados del tratamiento
Nuestra actividad es la realización de encuestas y el análisis de resultados. Al igual que muchas empresas, utilizamos a terceros para la realización de nuestros trabajos informáticos. En la ley de protección de datos, estas otras empresas se denominan encargados del tratamiento y tienen la obligación (legal y en virtud de su contrato con
nosotros) de proteger sus datos personales.
Utilizamos la plataforma Reflections para nuestras encuestas.
Reflections
Nuestro software Reflections ha sido desarrollado por Alberon Limited, una empresa del Reino Unido, que también proporciona el apoyo necesario para la utilización de este software. En la prestación de servicios de mantenimiento y apoyo, Alberon tiene acceso a todos los datos personales almacenados en Reflections, aunque en la práctica ese acceso es mínimo y está limitado por nuestra Política de Seguridad de la Información a cuestiones de apoyo únicamente. La plataforma de Reflections está alojada en Memset, una empresa profesional de alojamiento informático con sede en el Reino Unido y que opera con los más altos estándares de seguridad, incluyendo el cumplimiento de la norma ISO27001. Puede consultar su declaración respecto del cumplimiento del RGPD aquí. Memset aloja (almacena) los datos en nuestro nombre y tiene la obligación, en virtud de su contrato con nosotros y de la legislación sobre protección de datos, de proteger sus datos contra la pérdida o uso indebido de estos. Las copias de seguridad de la plataforma son custodiadas en Alemania por Digital Ocean, que únicamente dispone de datos encriptados (según el estándar AES-256). Digital Ocean no tiene acceso a los datos personales de las copias de seguridad, ya que no dispone de la clave para descifrar la encriptación.
Por otra parte, colaboramos con el proveedor de servicios de correo electrónico Sendinblue como entidad encargada de enviar correos electrónicos invitando a personas pertinentes a cumplimentar nuestras encuestas, en base a las listas de direcciones de correo electrónico proporcionadas por las organizaciones para las que trabajamos. Puede consultar la política de privacidad de Sendinblue en este enlace: ¿Qué hace Sendinblue para cumplir con el RGPD?
Todos sus datos personales se guardan en el Reino Unido o en el EEE.
3.2 Nuevo proveedor de encuestas
Si su organización decide cambiar de Agenda a otro proveedor de encuestas, es posible que tengamos que transferir los resultados de su encuesta al nuevo proveedor, con la finalidad de que puedan comparar resultados de las encuestas en el tiempo. Esto incluiría la transferencia de datos personales que podrían identificarle. No lo haremos salvo que el nuevo proveedor de encuestas nos garantice que cumplen los mismos altos estándares de privacidad y confidencialidad que nosotros.
3.3 Obligación legal
Es posible también que nos veamos obligados a revelar información en los casos exigidos por ley.
4 ¿Cuál es la base legal para la recopilación de información, y cómo la utilizamos?
Tenemos un acuerdo contractual con su organización para la recopilación de información sobre sus opiniones y las de sus compañeros y compañeras con la finalidad de que la organización pueda entender esos puntos de vista. Recopilamos la información en interés legítimo nuestro y de su organización en la ejecución de dicho contrato. Cuando recopilamos datos personales de categoría especial (ver más detalles en el apartado 9), lo hacemos sobre la base de haber obtenido su consentimiento para hacerlo.
La información se utilizará con tres objetivos:
- configurar el acceso para que pueda usted realizar la encuesta
- proporcionar informes agregados para su organización
- obtener información de referencia.
Los informes agregados incluirán los resultados de toda la organización y los resultados de equipos o departamentos individuales. Solo será posible producir informes sobre grupos de personas encuestadas, de forma que su organización no verá sus respuestas individuales. El número de personas encuestadas por grupo vendrá determinado por su organización y se indicará al inicio de la encuesta, pero siempre será un mínimo de tres.
Información de referencia. Además, agregamos información de las encuestas con fines de evaluación comparativa. Esto se hace a nivel de la organización y nunca se podrá identificar a personas individuales a partir de estos resultados.
Su información personal será tratada de forma confidencial por nosotros y, salvo lo indicado arriba, no se compartirá en ningún momento ninguna información
respecto de sus respuestas individuales a la encuesta con ninguna persona de su organización o ajena a la organización.
Su organización podrá entender mejor cómo sus acciones inciden en la participación y compromiso de la plantilla y/o el voluntariado si podemos mostrar cómo cambian los resultados en el tiempo. Por este motivo, conservamos los datos de las encuestas en tanto no nos sea solicitada su eliminación por la organización.
Ninguno de los datos personales que recopilamos sobre usted se utiliza para la toma automatizada de decisiones o la elaboración de perfiles.
5 Sus derechos
Tenemos domicilio social en el Reino Unido y cumplimos la legislación sobre privacidad del Reino Unido.
Tiene derecho a preguntarnos o a recibir una copia de la información personal que tenemos sobre usted. También puede solicitar la rectificación de cualquier dato que sea incorrecto o la supresión de su información personal, así como oponerse a su utilización de una manera determinada. Para ejercer cualquiera de estos derechos, debe escribir al correo electrónico indicado al inicio de esta política. Es posible que tengamos que solicitar más información para verificar su identidad antes de llevar a cabo su solicitud, y debemos responderle en un plazo de 30 días tras la verificación de su identidad.
Si desea que suprimamos la información, eliminaremos de nuestras bases de datos toda la información demográfica que permita su identificación. Asimismo, daremos instrucciones a los subcontratistas pertinentes indicados en el apartado 3 anterior para que también lo hagan.
Si no está conforme con el modo en que tratamos sus datos personales, rogamos nos lo haga saber para subsanarlo. Puede escribirnos a la dirección indicada al inicio de esta política. Tiene derecho también a presentar una reclamación ante el organismo gubernamental encargado de vigilar nuestras prácticas de protección de datos. Al ser una empresa ubicada en el Reino Unido, el organismo competente es la Information Commissioner’s Office (Oficina del Comisario de Información) (ico.gov.uk). El teléfono de contacto es +44 (0) 303 123 1113.
6 Seguridad de los datos
Hemos implantado medidas de seguridad adecuadas para impedir la pérdida, el acceso o uso no autorizado, la modificación o la revelación accidental de sus datos personales.
Disponemos también de procedimientos para abordar cualquier sospecha de violación de la seguridad de sus datos y le informaremos a usted, y a cualquier regulador correspondiente, de toda sospecha de violación donde así lo exija la legislación.
7 Cookies
Las cookies son pequeños fragmentos de texto enviados a su navegador por las páginas web que visita. Estos archivos se almacenan en su navegador y permiten a la página web o a un tercero reconocerle y hacer que su próxima visita sea más fácil y la página más útil para usted.
Para más información, visitar la página www.aboutcookies.org/.
En las encuestas de Reflections, su sistema guardará una cookie al comienzo de la encuesta para realizar un seguimiento de su navegación por la encuesta. Esto le permite salir de la encuesta y volver cuando lo precise, por ejemplo, si no cumplimenta la encuesta en una sola sesión. Estas cookies únicamente se utilizan con esta finalidad.
8 Actualización de la Política de Privacidad
Nos esforzamos por la mejora continua de nuestros servicios, procesos y protección de los derechos de los interesados, y por tanto es posible que tengamos que actualizar esta política de privacidad si cambiamos la manera en que tratamos sus datos personales. Le aconsejamos que consulte esta política con regularidad. En caso de producirse un cambio sustancial, le enviaremos una nueva política de privacidad.
9 Datos personales de categoría especial
Esto incluye cualquier dato que recopilemos de usted sobre (o que pudiera revelar) su:
- origen racial o étnico;
- opiniones políticas;
- creencias religiosas o filosóficas;
- pertenencia a un sindicato;
- datos genéticos o biométricos;
- salud;
- vida sexual;
- orientación sexual.
Si desea retirar su consentimiento para que conservemos datos personales de categoría especial sobre usted, puede ponerse en contacto con nosotros en la dirección indicada al inicio de esta política.
